Prompt administrasi guru adalah perintah ke AI untuk menyusun dokumen non-mengajar: program tahunan, program semester, jurnal harian, deskripsi rapor, analisis nilai, sampai laporan kegiatan. Berbeda dengan prompt untuk bahan ajar, prompt administrasi hampir selalu butuh data yang sudah Anda punya — kalender pendidikan, daftar tujuan pembelajaran, atau daftar nilai — karena AI tidak bisa menebak isinya.
Akhir semester ganjil adalah puncak beban administrasi guru: deskripsi rapor menumpuk bersamaan dengan penyusunan prota dan promes semester genap. Halaman ini berisi prompt yang disusun persis untuk urutan pekerjaan itu.
Aturan dasar sebelum menyalin satu pun prompt
Administrasi berbeda dari bahan ajar dalam satu hal penting: dokumennya memuat data nyata. Tiga aturan ini tidak bisa dilewati.
- Jangan masukkan data pribadi murid ke AI publik. Nama lengkap, NISN, alamat, kondisi keluarga, atau hasil asesmen individual tidak boleh ditempelkan. Ganti dengan inisial atau “Murid A” saat Anda butuh contoh.
- AI tidak tahu kalender pendidikan daerah Anda. Jumlah minggu efektif, tanggal libur, dan jadwal asesmen harus Anda berikan. Kalau tidak, AI akan mengarang — dan prota yang jumlah minggunya salah akan merembet ke seluruh dokumen.
- Keluaran AI adalah draf pertama, bukan dokumen jadi. Anda yang bertanggung jawab atas isinya saat dokumen itu ditandatangani.
A. Program tahunan dan program semester
Kunci prompt prota dan promes adalah memberi AI bahan mentahnya terlebih dulu. Dua prompt pertama di bawah dirancang berurutan: jalankan nomor 1, periksa hasilnya, baru jalankan nomor 2.
- Saya guru [mata pelajaran] kelas [X] [jenjang]. Berikut daftar tujuan pembelajaran untuk satu tahun: [tempel daftar]. Kalender pendidikan sekolah saya: semester ganjil [X] minggu efektif, semester genap [X] minggu efektif. Susun program tahunan dalam bentuk tabel berisi kolom: lingkup materi, tujuan pembelajaran, alokasi jam pelajaran, dan semester. Jangan menambah tujuan pembelajaran yang tidak ada di daftar saya.
- Dari program tahunan di atas, susun program semester genap dalam tabel per minggu. Kolom: minggu ke-, tanggal, lingkup materi, tujuan pembelajaran, alokasi JP, dan keterangan. Sisipkan baris kosong untuk minggu libur berikut: [daftar tanggal libur].
- Periksa distribusi jam pelajaran pada promes berikut. Tandai minggu yang bebannya terlalu padat atau terlalu longgar dibanding minggu lain, lalu usulkan penyeimbangan: [tempel promes].
- Buatkan rincian minggu efektif untuk [mata pelajaran] kelas [X] semester genap tahun ajaran [tahun], dengan [jumlah] JP per minggu. Tampilkan jumlah minggu per bulan, minggu tidak efektif beserta alasannya, dan total JP tersedia.
- Bandingkan alokasi waktu pada prota saya dengan beban yang wajar untuk murid kelas [X], lalu sebutkan materi mana yang biasanya butuh waktu lebih banyak dari yang saya alokasikan: [tempel prota].
B. Capaian pembelajaran dan alur tujuan pembelajaran
- Berikut capaian pembelajaran fase [X] mata pelajaran [mapel]: [tempel CP]. Uraikan menjadi tujuan pembelajaran yang terukur, masing-masing memakai satu kata kerja operasional, dan urutkan dari yang paling dasar.
- Susun alur tujuan pembelajaran dari daftar TP berikut. Jelaskan dalam satu kalimat kenapa urutan itu yang dipilih, agar saya bisa mempertanggungjawabkannya: [tempel daftar TP].
- Periksa daftar tujuan pembelajaran berikut. Tandai TP yang kata kerjanya tidak terukur (misalnya “memahami” tanpa indikator) dan usulkan penggantinya: [tempel daftar].
- Petakan tujuan pembelajaran berikut ke 8 Dimensi Profil Lulusan, dan tandai dimensi yang belum tersentuh sama sekali: [tempel daftar TP].
- Dari ATP berikut, tandai tujuan pembelajaran mana yang paling cocok dinilai lewat asesmen sumatif berbentuk proyek, dan mana yang cukup lewat tes tertulis: [tempel ATP].
C. Jurnal harian dan agenda mengajar
Ini pekerjaan yang paling sering tertunda sampai menjelang supervisi. Prompt di bawah mengubahnya dari menulis menjadi merapikan.
- Saya mengajar [mapel] kelas [X] hari ini. Materinya [topik], yang saya lakukan: [tulis bebas 2–3 kalimat apa adanya]. Ubah menjadi catatan jurnal harian yang rapi dengan kolom: hari/tanggal, kelas, materi, kegiatan pembelajaran, kehadiran, dan catatan kejadian penting.
- Berikut catatan kasar saya selama satu minggu: [tempel coretan]. Susun menjadi jurnal mengajar mingguan dalam bentuk tabel. Jangan menambahkan kegiatan yang tidak saya sebutkan.
- Buatkan format jurnal harian guru satu halaman yang bisa saya isi tangan setiap hari, memuat kolom refleksi singkat dua baris di bagian bawah.
- Dari jurnal mingguan berikut, tuliskan ringkasan refleksi bulanan: apa yang berjalan baik, apa yang berulang jadi hambatan, dan satu hal yang akan saya ubah bulan depan: [tempel jurnal].
- Susun agenda mengajar untuk [jumlah] pertemuan ke depan berdasarkan promes berikut, dengan kolom tanggal, materi, kegiatan inti, dan bentuk asesmen: [tempel promes].
D. Deskripsi rapor dan pengolahan nilai
Bagian ini yang paling menghemat waktu di akhir semester. Perhatikan: semua contoh memakai inisial, bukan nama asli.
- Saya perlu menulis deskripsi rapor [mapel] kelas [X]. Tujuan pembelajaran semester ini: [daftar TP]. Buatkan [jumlah] variasi kalimat deskripsi untuk murid yang capaiannya sudah melampaui, masing-masing menyebut perilaku yang bisa diamati, bukan sifat. Maksimal 2 kalimat per deskripsi.
- Dengan daftar TP yang sama, buatkan variasi kalimat deskripsi untuk murid yang capaiannya masih berkembang. Susun dengan pola: capaian yang sudah ada dulu, baru hal yang perlu dikuatkan. Hindari kata “kurang” dan “belum mampu”.
- Periksa kalimat deskripsi rapor berikut. Tandai mana yang menilai sifat anak dan bukan capaian belajarnya, lalu tulis ulang: [tempel deskripsi].
- Berikut sebaran nilai sumatif satu kelas (tanpa nama): [tempel angka]. Buatkan analisis singkat: rentang, nilai tengah, jumlah murid di bawah kriteria ketercapaian, dan dugaan tujuan pembelajaran mana yang perlu diulang.
- Buatkan format analisis butir soal sederhana untuk [jumlah] soal pilihan ganda, dengan kolom nomor soal, jumlah murid menjawab benar, tingkat kesukaran, dan keputusan: dipakai lagi / direvisi / dibuang.
- Susun program tindak lanjut remedial dan pengayaan berdasarkan hasil analisis berikut, masing-masing dengan satu aktivitas konkret: [tempel analisis].
E. Laporan, surat, dan dokumen kegiatan
- Buatkan kerangka laporan kegiatan [nama kegiatan] di sekolah, memuat latar belakang, tujuan, pelaksanaan, hasil, kendala, dan rekomendasi. Isi bagian yang bisa diisi dari keterangan berikut: [tulis keterangan kegiatan].
- Susun notulen rapat dari catatan kasar berikut. Format: agenda, peserta, pokok pembahasan, keputusan, dan penanggung jawab tindak lanjut: [tempel catatan].
- Buatkan draf surat [jenis surat, misalnya: undangan rapat wali murid / permohonan narasumber] dengan nada formal, maksimal satu halaman. Keterangan: [isi keterangan].
- Saya perlu mengisi dokumen pengelolaan kinerja dengan rencana hasil kerja. Berikut tugas utama saya semester ini: [daftar tugas]. Rumuskan menjadi rencana hasil kerja yang terukur, masing-masing dengan indikator keberhasilan yang bisa dibuktikan dokumennya.
Urutan kerja yang disarankan menjelang akhir semester
Menjalankan prompt satu per satu secara acak justru membuat dokumen tidak saling nyambung. Urutan ini menjaga konsistensinya.
| Urutan | Pekerjaan | Prompt yang dipakai | Hasil yang dipakai di langkah berikutnya |
|---|---|---|---|
| 1 | Rapikan jurnal mengajar yang tertinggal | 12, 14 | Bahan refleksi dan bukti kinerja |
| 2 | Olah dan analisis nilai sumatif | 19, 20 | Daftar TP yang perlu diulang |
| 3 | Susun tindak lanjut remedial dan pengayaan | 21 | Masuk ke promes semester genap |
| 4 | Tulis deskripsi rapor | 16, 17, 18 | Dokumen rapor |
| 5 | Susun prota dan promes semester genap | 1, 2, 4 | Dasar RPP semester genap |
Satu catatan tentang langkah 4: kualitas deskripsi rapor sangat ditentukan oleh apakah Anda mencatat capaian tertinggi dan capaian yang perlu dikembangkan sepanjang semester. Kalau kolom itu kosong, AI tidak punya bahan dan hasilnya akan seragam untuk semua murid — yang justru paling mudah terlihat oleh orang tua dan pengawas.
Empat kesalahan yang membuat dokumen jadi masalah
- Membiarkan angka karangan lolos. AI akan mengisi jumlah minggu efektif, tanggal, atau persentase dengan angka yang terdengar masuk akal tetapi tidak berdasar. Semua angka harus Anda cek ke kalender pendidikan dan daftar nilai asli.
- Deskripsi rapor seragam. Ciri paling jelas dokumen yang disalin tanpa disesuaikan. Minta variasi, lalu pilih dan sunting per murid.
- Menempelkan data murid ke AI publik. Selain soal privasi, ini berpotensi melanggar kebijakan perlindungan data sekolah.
- Prota dan RPP tidak sinkron. Kalau tujuan pembelajaran di prota berbeda dengan yang di RPP, seluruh rangkaian dokumen jadi tidak bisa ditelusuri.
Kalau Anda ingin menyusun paket administrasi satu semester sekaligus dengan pendampingan langsung, lihat pelatihan di bagian bawah halaman ini.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu prompt administrasi guru?
Prompt administrasi guru adalah perintah tertulis kepada AI untuk menyusun dokumen non-mengajar seperti program tahunan, program semester, jurnal harian, deskripsi rapor, analisis nilai, dan laporan kegiatan. Berbeda dengan prompt bahan ajar, prompt administrasi memerlukan data nyata yang disediakan guru.
Apakah boleh memakai AI untuk menulis deskripsi rapor?
Boleh, selama data murid tidak dimasukkan ke layanan AI publik dan guru tetap menyunting setiap deskripsi agar sesuai capaian murid yang bersangkutan. Tanggung jawab atas isi rapor tetap pada guru dan satuan pendidikan.
Bisakah AI membuat prota dan promes otomatis?
Bisa menyusun strukturnya, tetapi tidak bisa menentukan isinya sendiri. AI tidak mengetahui kalender pendidikan, jumlah minggu efektif, maupun tujuan pembelajaran yang dipakai sekolah Anda, sehingga data itu harus diberikan lebih dulu.
Apa risiko terbesar memakai AI untuk dokumen administrasi?
Angka dan tanggal yang dikarang. AI menuliskannya dengan nada meyakinkan, sehingga mudah lolos saat dibaca sekilas. Setiap angka pada prota, promes, dan analisis nilai perlu dicocokkan dengan dokumen aslinya.
Kapan sebaiknya administrasi semester genap mulai disusun?
Bersamaan dengan pengolahan nilai akhir semester ganjil, karena hasil analisis nilai menentukan materi mana yang perlu diulang atau diperkuat pada semester berikutnya. Menyusunnya terpisah membuat kedua dokumen tidak nyambung.
Belajar langsung bersama pendamping
DEA Learning Center membuka pelatihan pemanfaatan AI untuk administrasi dan perangkat pembelajaran, bisa diikuti perorangan maupun dipesan satu sekolah.
| Format | Struktur | JP | Topik yang relevan |
|---|---|---|---|
| Webinar | 2 jam 15 menit, in service learning | 3 JP | Digitalisasi Pembelajaran yang Inovatif dengan AI |
| Kelas Intensif | 3 sesi × 4 JP kelas + 10 JP praktik mandiri, maks. 5 hari | 22 JP | Praktik Menyusun Modul Ajar yang Praktis dengan AI |
| Bootcamp | 6 sesi × 4 JP kelas + 20 JP praktik mandiri, maks. 10 hari | 44 JP | Mengoptimalkan AI untuk Menyusun Materi, Aktivitas, dan Evaluasi Pembelajaran |
Biaya per peserta (pelatihan daring)
| Format | 5 peserta | 10 | 15 | 20 | 25 |
|---|---|---|---|---|---|
| Webinar | 850.000 | 700.000 | 550.000 | 325.000 | 300.000 |
| Kelas Intensif | 2.500.000 | 2.250.000 | 1.750.000 | 1.500.000 | 1.250.000 |
| Bootcamp | 4.000.000 | 3.500.000 | 3.000.000 | 2.500.000 | 2.000.000 |
Pelatihan luring dikenakan tambahan biaya operasional dan logistik sesuai kota tujuan. Semua format mencakup akses softcopy materi seumur hidup, pendampingan oleh mentor ahli, lebih dari 100 topik yang dapat dikustomisasi, e-sertifikat, dan akses rekaman kelas.
Lihat Program & Daftar · Konsultasi Sekarang
Untuk pemesanan tingkat sekolah atau yayasan, lihat juga program untuk sekolah dan lembaga.
Bacaan terkait
- Kumpulan prompt AI untuk guru 2026 — termasuk prompt RPP dan modul ajar
- Prompt AI untuk membuat LKPD
- Format penilaian dan daftar nilai pembelajaran mendalam
- Cara mengisi e-Kinerja guru di Ruang GTK
Ditinjau oleh Dwi Esti Andriani, Ed.D.
Educational Leadership & Management, University of Western Australia. Dosen dan mantan Kepala Departemen S1 Administrasi Pendidikan FIP Universitas Negeri Yogyakarta.
Dipublikasikan [TANGGAL TERBIT] · Terakhir diperbarui [TANGGAL UPDATE]
